10/04/2020 – Semplificazione vera. Spazio a contratti e deleghe da remoto nel d.l. 23/2020 (ma non ancora esteso a tutti i contratti)

Il decreto legge 23/2020 dimostra, finalmente, che sono possibili e doverose forme di semplificazione per la formazione del consenso volto alla sottoscrizione di contratti, tra privati e tra questi e la pubblica amministrazione.

Una ventata di vera semplificazione, che fa capire quanto siano pesanti ed eccessive le regole ancora oggi vigenti sulla firma digitale, che costituiscono un apparato pesantissimo, il cui risultato è stato, fin qui, l’approfondimento estremo del digital divide.

Formare il consenso ai fini della sottoscrizione di un contratto mediante mail semplice, non certificata, tra privati è possibile? Sì. Lo spiega l’articolo

4 del decreto legge:

Le paroline magiche dell’articolo 20, comma 1-bis, del codice dell’amministrazione digitale sono: “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore“.

Per decenni abbiamo accettato che il fax fosse fonte certa di riconduzione di un documento al suo autore. Una mail semplice, che nel suo contenuto confermi la volontà di approvare un negozio giuridico e alleghi documentazione connessa e il documento di identità è, alla fine, del tutto equivalente ai vecchi fax, con migliori possibilità di archiviazione e conservazione.

Inoltre, come suggerisce la norma, è pur sempre possibile la successiva “regolarizzazione”. Tuttavia, il passaggio ulteriore dovrebbe essere questo: non parlare più di “regolarizzazione” cartacea di negoziazioni digitali. Intanto, comunque, contentiamoci di questo: le negoziazioni da remoto sono possibili.

E la norma del Cad citata vale anche nei confronti delle PA: quanti inutili e gravosi contatti effettuati “di persona”, con tempo perso in code allo sportello o per accedere agli uffici ove “sottoscrivere di pugno” documenti, per la manifestazione e formazione di volontà che ben si possono determinare da remoto!

E’ possibile, poi, delegare professionisti o servizi mediante mail semplice, cui allegare file immagine riportanti in forma libera la delega, sottoscritta, e scansionata? Ma certo che è possibile.

In questo caso è l’articolo 25 del d.l. 23/2020 a spiegarlo:

Una norma che facilita di molto i rapporti con Caf e commercialisti. Basta redigere la delega, sottoscriverla, acquisire la foto digitale anche con smartphone e mandarla, con allegata la necessaria documentazione, via mail. Quel che fino al Covid-19 era ritenuto impensabile, diviene finalmente possibile. Fermo sempre quell’obbligo di “regolarizzazione”, ultima coperta di Linus del burocrate che proprio non riesce a staccarsi del tutto dal “cartaceo” o da forme complicatissime di firma digitale, non accessibili a tutti (compreso lo SPID: chi lo ha attivato sa perfettamente quanto laborioso e difficile sia il necessario processo, assolutamente farraginoso e tale da allontanare irrimediabilmente chi non abbia troppa confidenza col mondo dell’informatica).

Ma, è possibile utilizzare sistemi semplificati di dialogo “digitale” con la PA? Sì, è possibile. Lo sanno bene gli utenti del PIN Inps. Altro strumento, la cui utilizzabilità non è estesa come quella dello SPID, ma tanto utile, quanto laborioso e difficile è ottenerlo. E’ possibile semplificare questo processo? Certo che è possibile. E ce lo conferma l’articolo 35 del decreto legge.

L’Inps potrà rilasciare in modo (si spera) finalmente semplificato il PIN. E l’idea di base è che finalmente si è capito che la telematica consente di “vedere” le persone da remoto, utilizzando le ormai diffusissime applicazioni di videochiamata.

Largo, dunque, al riconoscimento “facciale da remoto”, che altro non è se non un frame di una video chiamata o banalmente uno screenshot da una videochiamata, nel corso della quale la persona si identifica e mostra accanto al suo volto il documento di identità.

Anche in questo caso, quanti accessi, quante code, quante carte inutili e tempo si è sprecato, per non attivare modalità operative che si sarebbe potuto utilizzare da molti anni, per la ritrosia, l’eccesso di norme e regole tecniche da “iniziati”.

Mail ordinaria, scansione di documenti firmati, riconoscimento facciale. La semplificazione è a portata di mano. E’ da sperare che questo effetto collaterale di un’immane tragedia, quale la pandemia, resti per sempre e non si estingua con l’estinzione dell’emergenza.

Purtroppo, ancora sono troppo timidi i segnali finalizzati alla possibilità di sottoscrivere da remoto anche i contratti in forma pubblica amministrativa. Le Linee Guida contenenti le Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD di recente approvate dall’Agid consentono, finalmente, di sottoscrivere i documenti digitali mediante SPID; non sarà più necessaria la firma digitale. Siamo ad un passo dalla possibilità, anzi dal dovere, di sottoscrivere i contratti, tutti i contratti qualunque sia la loro forma, da remoto. Basta fare un ulteriore passetto.