Il testo del quesito:
“L’art. 53 del Dpr. n. 445/2000 prevede che non siano oggetto di registrazione al protocollo ‘i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione’. Ad esempio, è necessario protocollare le Ordinanze (sia quelle a firma del Sindaco che dei Responsabili) che hanno un registro specifico ? Oppure, è necessario registrare i contrassegni per gli invalidi hanno una numerazione progressiva generata dal portale della Regione?”
La risposta dei ns. esperti:
Occorre richiamare l’art. 53, comma 5, Dpr. n. 445/00, che dispone che “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’Amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le Gazzette ufficiali, i Bollettini ufficiali e i Notiziari della Pubblica Amministrazione, le Note di ricezione delle Circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione”.
Quindi, i documenti soggetti a registrazione particolare nei relativi repertori dell’Ente (Delibere, Determine, mandati, reversali, fatture, contrassegni per invalidi, ecc.) sono esenti a condizione che non siano documenti informatici. In tal caso devono essere protocollati e, quindi, avere una doppia numerazione (Protocollo generale e Repertorio particolare).
La ratio della norma è quella di garantire il requisito di immodificabilità, oltre che riferimento temporale certo nonché garantirne l’invio in conservazione.
Sul tema le nuove linee guida propongono uno spunto di riflessione disponendo al paragrafo 3.1.4 che “La registrazione di protocollo è l’insieme dei metadati che il registro di protocollo deve memorizzare, per tutti i documenti ricevuti o spediti dalla Pubblica Amministrazione e per tutti i documenti informatici che non rientrano tra le tipologie specificate dall’art. 53, comma 5, del Tuda24 e che non sono oggetto di registrazione particolare da parte dell’Amministrazione, al fine di garantirne l’identificazione univoca e certa”. Infine, al paragrafo 3.1.3 si stabilisce che “applicando ove possibile i requisiti fissati per la registrazione di Protocollo anche alle altre forme di registrazione informatica dei documenti”.
In sintesi, i documenti soggetti a registrazione particolare possono essere esclusi dalla registrazione a Protocollo, a condizione che venga garantita univoca identificazione oltre che il requisito di immodificabilità e un riferimento temporale certo, mediante repertori tenuti con le stesse modalità di sicurezza del protocollo informatico (tra cui l’invio in conservazione giornaliera del Repertorio).
