(Parere n.37938 del 17.12.2025) Si fa riferimento alla nota con la quale una Prefettura, a seguito di una richiesta di parere del segretario comunale dell’ente …, ha chiesto l’avviso di questo Ufficio in merito al diritto di accesso agli atti ed al protocollo dell’ente da parte di un assessore e se il medesimo abbia diritto a consultare qualsiasi documento presente nel protocollo generale mediante semplice abilitazione informatica. In particolare, un assessore del Comune di …, che dal sito istituzionale dell’ente risulta rivestire anche la carica di consigliere comunale, ha chiesto di poter avere accesso illimitato al protocollo generale. Nel caso in esame, l’assessore, che ricopre anche la carica di consigliere, ha comunque gli stessi obblighi previsti per i consiglieri comunali. In via generale, si rappresenta che la giurisprudenza, nel corso degli anni, ha posto dei limiti ai consiglieri in materia di rilascio delle credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico; infatti, il TAR Sicilia-Catania, sez.I, con sentenza del 4 maggio 2020, n.926, ha ritenuto che il rilascio delle predette credenziali si tradurrebbe in un accesso generalizzato ed indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata ed uscita (cfr. T.A.R. Toscana-sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844). Successivamente, la giurisprudenza ha precisato che l’ente, previa regolamentazione, può certamente consentire l’utilizzo di postazioni informatiche presso i propri locali per l’accesso ai dati di sintesi contenuti nel protocollo informatico (cfr. C.d.S. n.769 del 3.2.2022 e n.2945 del 19.4.2022), ma deve comunque valutare l’opportunità di consentire ai consiglieri l’accesso da remoto. L’ente, quindi, può prevedere una postazione informatica alla quale il consigliere potrà accedere tramite utilizzo di apposite credenziali per la consultazione telematica delle notizie necessarie in ragione dell’esercizio delle sue funzioni. In merito ai dati di sintesi del protocollo informatico, il TAR Lombardia–sez.I, con sentenza n.2317 del 24 ottobre 2022, ha stabilito che tali dati, pacificamente ricompresi tra quelli ostensibili, ai sensi dell’art.43, comma 2, del d.lgs. n.267/2000, possono essere infatti acquisiti con modalità da remoto, solo ove venga garantito un elevato livello di sicurezza della loro trasmissione. Il giudice amministrativo ha evidenziato che l’accesso ai dati contenuti nel protocollo informatico deve avvenire comunque in modo da arrecare il minor aggravio possibile agli uffici dell’ente territoriale per cui, ove l’ente non sia in grado di garantire un elevato livello di sicurezza nella trasmissione dei dati di sintesi del protocollo informatico, è tenuto ad individuare modalità alternative di trasmissione, quali l’utilizzo di postazioni informatiche sicure presso i locali dell’ente o la consegna dei dati di sintesi su supporto analogico. Si soggiunge che il Consiglio di Stato, con sentenza n.3564 del 6 aprile 2023, ha precisato che l’accesso sistematico al protocollo informatico dell’ente trova un limite nella funzione espletata dal consigliere (che non è quella di affiancarsi alla struttura amministrativa istituendo, in concreto, una nuova figura organizzativa e dunque nuovi assetti funzionali ed ulteriori modelli procedimentali) e soprattutto nel principio di proporzionalità dell’azione amministrativa, in quanto tale accesso comporterebbe una “innovazione organizzativa radicale”. Di recente, in tema di accesso da remoto, il TAR Campania, con sentenza n.565 del 26.03.2025, ha puntualizzato che “il rilascio delle credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico … si tradurrebbe in un accesso generalizzato e indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata e uscita (cfr. T.A.R. Toscana, sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844) … sproporzionato rispetto alle esigenze conoscitive sottese” (T.A.R. Sicilia-Catania, sez.I, 4 maggio 2020, n.926). Nella citata pronuncia, è stato evidenziato, inoltre, che l’accesso da remoto attiene a “… valutazioni ampiamente discrezionali, di stretta pertinenza dell’ente civico, a fronte delle quali il giudice non può ‘in alcun modo invadere spazi intangibili di discrezionalità, né, tanto meno, sostituirsi all’Amministrazione in valutazioni di carattere organizzativo/funzionale che solo ad essa competono e che – si ribadisce – fuoriescono dal perimetro proprio della speciale forma di accesso spettante ai consiglieri comunali ex art.43 d.lgs. n.267/2000’ (T.A.R. Trieste, sez.I, 9 luglio 2020, n.253)”. I principi enucleati dalla giurisprudenza sopra citata rivolti essenzialmente ai consiglieri, in quanto connessi al diritto di accesso previsto all’art.43 del TUOEL, devono essere osservati anche dagli assessori. I dati e le informazioni di cui viene a conoscenza l’amministratore devono essere utilizzati solo per le finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere del segreto secondo quanto previsto dalla legge e nel rispetto dei principi in materia di privacy. Il rapporto sinergico fra il diritto di accesso e il diritto alla privacy rappresenta due interessi e diritti di primario e pari rango che, in quanto tali, sono meritevoli di tutela da parte dell’ordinamento giuridico. In merito, il Consiglio di Stato, con la pronuncia n.5197 del 13 giugno 2025, ha specificato che “una interpretazione costituzionalmente e convenzionalmente orientata dell’art.43, comma 2, d.lgs. n.267 del 2000 impone che i dati personali, che ricadono nella vita privata e familiare delle persone, possano essere comunicati al consigliere comunale, al fine di garantire l’espletamento del suo mandato e di assicurare, quindi, l’assetto democratico dell’ordinamento, solo qualora ciò sia effettivamente necessario”. La richiesta, però, dei dati personali di terzi deve essere giustificata in base a specifiche esigenze connesse all’espletamento della carica che l’Amministrazione deve valutare e bilanciare con la necessaria tutela della riservatezza degli interessati.