Sul tema delle sedute a distanza … riporto il quesito e la risposta via ANCI.
Com’è noto l’assenza di un adeguato ricambio (turn over) obbliga i segretari comunali in servizio a dover coprire tre,quattro o, addirittura, cinque sedi. In questo contesto, potrebbe essere funzionale, non solo alle esigenze della categoria dei segretari, ma anche come risposta alle esigenze di risparmio finanziario (pensiamo alle spese di viaggio) degli enti, ritenere legittimo l’uso delle web cam ai fini della validità delle sedute della Giunta comunale. Teniamo conto che l’attuale legislazione ha disciplinato il telelavoro, ha previsto meccanismi di legalizzazione delle firme e dei documenti on line.Ed allora,è ammissibile riconoscere al Segretario e all’ente di svolgere alcune funzioni on line, con l’ausilio di web cam e degli altri strumenti messi a disposizione dall’informatica?
Risposta
Le argomentazioni sviluppate dal quesito con riferimento alla figura professionale ed alle funzioni del segretario comunale e provinciale, appaiono interessanti e degne di attenzione, vuoi per la loro pragmatica attualità che per le soluzioni organizzative di sapore tecnologico (universo informatico e multimediale) suggerite.
Non sfugge al proponente, prima di passare ad analizzare e progettare le azioni necessarie a rendere possibile il ricorso alle soluzioni tecnologiche auspicate, la irrinunciabile esigenza di individuare ed isolare, tra tutte le funzioni, compiti ed attribuzioni del segretario comunale e provinciale, quelle attività che per loro stessa natura non possono prescindere dalla presenza fisica del funzionario interessato.
Occorrerà pertanto escludere ogni funzione che reclami per legge la presenza materiale del pubblico ufficiale al precipuo fine legale di attribuzione di fede privilegiata (attività contrattuale, autenticazione sottoscrizioni, levata protesti ecc) o di assistenza e documentazione con valore probatorio, quale pubblico ufficiale delegato dall’autorità dello Stato, delle sedute degli organi collegiali , delle commissioni di gara, di concorso ecc..
Una volta escluse le attività di cui innanzi (relativamente ad alcune delle quali ci sentiremmo comunque di poterne ammettere il ricorso, previa adozione di opportune forme di garanzia), è assolutamente sostenibile che le residue attività (direzione e coordinamento dirigenti, organizzazione ufficio segreteria affari generali, ecc) potrebbero a buona ragione, esser assicurate mediante un idoneo sistema di “presenza” virtuale (video conferenze, chat, sistema di mail certificate, ecc), ivi compresa la sottoscrizione, mediante utilizzazione della firma digitale a distanza, di atti e provvedimenti che non richiedano a pena di nullità, la contestuale presenza di uno o più soggetti intervenienti.
Spostandosi poi sul fronte delle azioni concrete, sarà necessario confezionare ed avere a disposizione un sistema di strutture di comunicazione mediale di tutto rispetto, che consenta di espletare in concreto tali attività e, prima ancora, di un impianto regolamentare (da far confluire anche nella convenzioni di segreteria comunale) che tutto ciò renda giuridicamente e legittimamente praticabile. In tale sforzo anche i sistemi di sicurezza della privacy dovranno essere adeguati alla nuovo modulo organizzativo.
Chi scrive ritiene che nel raggiungimento dell’obiettivo di interesse, non sia necessario alcun preventivo assenso da parte dell’Organo di Gestione della categoria interessata (soppresse le Agenzie Autonome, oggi la competenza è ritornata ai Prefetti) se non mediante una opportuna informazione. Costituirà perciò buona regola, prima di intraprendere questo percorso, trattandosi di una esperienza sperimentale, esportabile poi in altre realtà, che la costruzione e la implementazione del progetto veda assiduamente presente e partecipe, l’Organo di controllo e di garanzia della categoria professionale interessata e del corretto espletamento delle funzioni pubbliche ad essa assegnate.
