Il 7 giugno 2021 entreranno in vigore le nuove “Linee-guida Agid” sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti amministrativi informatici. Molte le novità introdotte da questi indirizzi, i cui riflessi sull’organizzazione dell’Ente non tarderanno a farsi sentire.
Sicuramente il nuovo quadro regolatorio presenta una maggiore maturità rispetto agli antecedenti Dpcm. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013 ed è connotato anche da una visione olistica dell’intero ciclo di vita del documento. Del resto, è noto che la rilevanza giuridico-probatoria e la conservazione del documento informatico ha come origine la scelta dei formati elettronici che avviene nel momento in cui si genera il file e quindi ancor prima della firma digitale.
Sul tema dei formati le nuove regole dedicano un allegato dettagliato nel quale si passano in rassegna le caratteristiche dei formati utili nei diversi contesti operativi, adatti a rappresentare, non solo un testo ma anche un’immagine, una registrazione sonora, un video, un disegno, un dato. I numerosi formati elettronici oggi adottati, la loro diffusione, standardizzazione e dipendenza dal dispositivo, le loro caratteristiche tecniche, il loro ciclo di vita e non per ultimo la detenzione della proprietà da parte di un soggetto privato, determinano un insieme di aspetti che dovranno essere presi in considerazione per la loro adozione e indicazione all’interno del manuale di gestione. In tal senso interessante è la classificazione in formati generici e formati specifici, ovvero formati che l’Amministrazione deve accettare e formati specifici utilizzati in determinati contesti e adottabili previo una valutazione di interoperabilità che ne giustifichi l’utilizzo. Anche la scelta dei font è disciplinata al fine di garantire l’immodificabilità della forma del documento.
Interessante sempre nell’ambito dei formati l’introduzione della procedura di riversamento, ovvero nei casi in cui l’ente riceva un formato generico ma non conservabile, oppure l’ente ha prodotto documenti in formati non adatti alla conservazione, la procedura permette di riversare tali documenti in altri formati adeguatamente individuati e, mediante il registro di riversamento, tenere memoria della procedura nei suoi dettagli tecnici, nonché garantire il legame tra il documento originale riversato e la copia informatica prodotta al fine di mantenere le eventuale firme, sigilli o marche temporali. Ad esempio, se l’Ente ha nei propri archivi documenti nel formato deprecato “.doc” non più mantenuto da Microsoft e quindi non sicuro oltreché proprietario, questi dovranno essere accettati se provenienti dall’esterno in quanto tale formato è classificato come generico, ma dovranno essere riversati nel formato “.docx” che presenta caratteristiche tecniche e di sicurezza adatte per la conservazione. Per i documenti testo il formato “pdf/A-1” resta da prediligere.
Altro ambito affrontato con un interessante livello di maturità è contenuto nell’Allegato 5 dedicato ai metadati. Come noto, per gestire un documento, sia da un punto archivistico di conservazione che di riservatezza, è necessario “corredare” il documento di metadati descrittivi. Le nuove regole tecniche individuano set di metadati molto dettagliati e articolati, sia per i documenti che per i fascicoli elettronici. Tra i metadati obbligatori previsti, 2 sono emblematici della portata innovativa delle nuove “Linee-guida” e che maggiormente impattano sull’operatività dell’Ente: l’obbligo di indicare per ciascun documento i tempi di conservazione e il fascicolo elettronico di appartenenza. Conseguenza del disposto è che ogni documento amministrativo informatico dovrà essere registrato nel sistema di gestione informatica dei documenti, classificato e fascicolato. La registrazione nel sistema documentale assolve anche ad un’altra finalità fondamentale nella rilevanza giuridico probatoria del documento amministrativo informatico: la caratteristica di immodificabilità e integrità oltre che conferire un riferimento temporale certo.
Le nuove “Linee-guida” recepiscono anche il dettato del Gdpr. in materia di riservatezza e resilienza del sistema di gestione documentale elemento centrale per la corretta gestione dei dati personali contenuti nei singoli documenti. In tal senso, compliance con l’art 32 del Gdpr., nel quale si dispone la responsabilità in capo al titolare e responsabile del trattamento dell’Ente nella predisposizione di misure tecniche e organizzative proporzionali al rischio di perdita di integrità, disponibilità e riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti, si richiama l’opportunità di adottare le misure previste dalla Circolare Agid n. 2/17 nonché garantire un accesso differenziato ai fascicoli e documenti archiviati.
Poche invece le novità in tema di conservazione che impattano sull’Ente. Si riafferma l’obbligo della figura del responsabile della conservazione e l’adozione del manuale di conservazione, disponendo però che la redazione di quest’ultimo non può essere delegata al conservatore accreditato. Del resto, affidare un servizio all’esterno le cui regole sono definite dallo stesso soggetto che le deve garantire, potrebbe generare qualche criticità.
Si rammenta infine che le “Linee-guida” adottate ai sensi dell’art. 71 del “Cad” hanno carattere vincolante e assumo valenza erga omnes. Ne deriva che nella gerarchia delle fonti sono inquadrate come atto di regolamentazione, con la conseguenza che possono essere pienamente azionabili davanti al giudice amministrativo oltre che presso il Difensore civico per il digitale di cui all’art. 17 del “Cad”.
