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22/05/2020 - Garante privacy - NEWSLETTER N. 465 del 21 maggio 2020

tratto da garanteprivacy.it
NEWSLETTER N. 465 del 21 maggio 2020
 
Conservazione documenti digitali: il Garante privacy chiede maggiori tutele
Il parere dell’Autorità sulle linee guida AgID in caso di cessazione del servizio
L’AgID dovrà stabilire regole più precise per fare in modo che i soggetti che si occupano di conservazione dei documenti informatici rispettino a pieno la normativa sulla protezione dei dati personali, nel caso in cui la fornitura del servizio offerto a PA e a privati venga a cessare.
Questa la richiesta del Garante della privacy in relazione alla bozza di “Linee guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione”, predisposte dall’Agenzia per l’Italia digitale nell’ambito dell’attuazione del Codice per l’Amministrazione Digitale (Cad).
Lo schema sottoposto a parere individua regole tecniche e di indirizzo che aiutano il “conservatore” di documenti informatici (come quelli contabili e le dichiarazioni fiscali) a predisporre un piano per la corretta migrazione dei dati che eviti perdite di informazioni, sia in caso di cessazione del servizio che di ritiro dell’accreditamento da parte dell’AgID all’operatore che lo fornisce.
Nel predisporre tale piano, il conservatore deve tenere conto di molteplici variabili e fattori di rischio, tra cui il grado di interoperabilità nei processi di migrazione, l’affidabilità dell’impianto tecnologico, i livelli di aggiornamento e di sicurezza fisica e logica.
Nel parere finale, il Garante privacy ha chiesto all’AgID, di integrare lo schema in modo da assicurare specifiche tutele per i dati personali trattati in linea con il Regolamento europeo in materia, il cosiddetto GDPR.
Le Linee guida dovranno, in particolare, ricordare che la normativa impone al conservatore (che in questo caso riveste il ruolo di responsabile del trattamento) precisi obblighi in materia di restituzione dei dati al produttore (titolare del trattamento). A tale proposito, è importante che nel processo di cessazione venga coinvolto anche il responsabile per la protezione dei dati (cosiddetto Rpd/Dpo).
L’Autorità chiede poi che nelle Linee guida il conservatore sia invitato ad ampliare l’“analisi dei rischi”, tenendo conto di quelli connessi al trattamento dei dati personali valutando, tra l’altro, la presenza di dati personali di categorie particolari, come quelli relativi alla salute, alle condanne penali o a reati. Il conservatore dovrà inoltre adottare adeguate misure di sicurezza per il “trasferimento degli archivi di conservazione”, così da garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati contenuti nei documenti. Nel piano predisposto, il conservatore cessante dovrà infine indicare per quanto tempo sarà garantita l’accessibilità dei documenti, e definire modalità sicure per la “cancellazione degli archivi di conservazione”.
Queste indicazioni del Garante, insieme a quelle già proposte in un precedente parere sulle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” consentiranno di aumentare la protezione dei dati personali contenuti nei documenti informatici, garantendo la sicurezza del trattamento, anche attraverso una più chiara attribuzione dei compiti e una corretta ripartizione delle responsabilità. Tali integrazioni permetteranno, se applicate, di condurre le pubbliche amministrazioni e le imprese verso una corretta innovazione dei processi, per una digitalizzazione a prova di privacy, riducendo i rischi per i diritti e le libertà degli interessati.
 
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Il ruolo degli Organismi di Vigilanza dopo il Gdpr
I chiarimenti del Garante Privacy
Il Garante per la privacy ha precisato il ruolo e le responsabilità degli Organismi di Vigilanza (OdV) riguardo ai trattamenti dei dati personali svolti nelle loro funzioni e ha escluso che essi possano essere qualificati come titolari autonomi o come responsabili del trattamento.
Gli OdV sono gli organi ai quali l’ente, ossia la persona giuridica, la società o l’associazione affida, nel rispetto della disciplina sulla responsabilità amministrativa prevista dal decreto legislativo n. 231/2001, il compito di vigilare sull’osservanza dei modelli di organizzazione e di gestione adottati, allo scopo di prevenire i reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’ente, dai vertici dello stesso o da persone a questi sottoposti.
Nella risposta ad una richiesta di parere presentata da un’associazione rappresentativa dei componenti degli Organismi di Vigilanza, il Garante ha infatti chiarito che il Gdpr (Regolamento Ue 679/2016) si pone in linea di continuità con quanto già previsto dalla Direttiva europea sulla privacy del 1995 in relazione alla definizione del ruolo di titolare e responsabile del trattamento: il primo è il soggetto che “determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” e il secondo è colui che “tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”.
Gli OdV, sia pur dotati di autonomi poteri di iniziativa e controllo previsti dalla normativa 231 per l’espletamento delle loro funzioni, non possono essere considerati autonomi titolari del trattamento perché i loro compiti non sono determinati dagli Organismi stessi, ma dall’organo dirigente dell’ente che, nell’ambito del modello di gestione e organizzazione, ne definisce gli aspetti relativi al funzionamento, compresa l’attribuzione delle risorse, i mezzi e le misure di sicurezza.
Inoltre, l’OdV non può essere considerato neppure quale responsabile del trattamento, inteso come persona giuridicamente distinta dal titolare che agisce per conto di quest’ultimo secondo le istruzioni impartite. Il Gdpr, infatti, pur non modificandone l’essenza, prevede ora, in funzione della gestione dei dati svolta per conto del titolare, un serie di obblighi in capo al responsabile del trattamento, come pure la sua diretta responsabilità per l’eventuale inosservanza degli stessi. Al contrario, eventuali omessi controlli sull’osservanza dei modelli predisposti dall’ente non ricadono sull’OdV ma sull’ente stesso.
L’OdV nel suo complesso non è quindi distinto dall’ente ma è “parte dell’ente” che, quale titolare del trattamento, definisce il perimetro e le modalità di esercizio dei compiti assegnati all’organismo, nonché il ruolo che, in base alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, deve essere previsto per i singoli membri che lo compongono. In particolare, l’ente designerà i singoli membri dell’OdV come soggetti autorizzati, i quali dovranno attenersi alle istruzioni del titolare.
 
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