(Parere n.26812 dell’11.9.2025) Si fa riferimento alla nota con la quale una Prefettura ha chiesto l’avviso di quest’Ufficio in materia di accesso agli atti di un consigliere comunale. In particolare, è stato rappresentato che un consigliere di minoranza ha chiesto di ottenere l’estrazione del c.d. “mastro contabile” e l’accesso ai software gestionali relativi al protocollo ed ai servizi tributi e contabilità. L’amministrazione comunale ha riscontrato negativamente tali istanze in quanto la richiesta di accesso al c.d. “mastro contabile” sarebbe emulativa poiché i dati relativi al bilancio vengono forniti ai consiglieri già in formato xls, mentre l’accesso diretto ai software gestionali permetterebbe ai consiglieri di consultare indiscriminatamente tutti i documenti senza una specifica istanza. Il consigliere di minoranza ha eccepito che il “mastro contabile” non rappresenta un doppione del bilancio ma è uno strumento tecnico che, consentendo un esame analitico di ogni singola movimentazione, permetterebbe ai consiglieri comunali una verifica trasparente ed approfondita del bilancio dell’ente. Il Consiglio di Stato, con sentenza n.4792 del 22.6.2021, ha evidenziato che l’esercizio del diritto di accesso di cui all’articolo 43, comma 2, TUEL deve essere letto ed interpretato in stretto rapporto con l’art.42 del TUEL; pertanto, il suddetto limite implica che il diritto di conoscenza del consigliere debba porsi in rapporto di strumentalità con la funzione “di indirizzo e di controllo politico-amministrativo”, propria del consiglio comunale. Non è sufficiente, quindi, rivestire la carica di consigliere comunale per avere diritto all’accesso, ma è necessario, come prescritto dall’art.43 TUOEL, che la domanda muova da una effettiva esigenza del consigliere affinché tutte le informazioni e le notizie acquisite siano utili all’espletamento del proprio mandato. In merito, il TAR Veneto-sez.I, con sentenza del 29 aprile 2020, n.393, ha avuto modo di precisare che sono da ritenere non coerenti con il mandato dei consiglieri comunali le istanze di accesso che, per il numero degli atti richiesti e per l’ampiezza della loro formulazione, si traducano in un eccessivo e minuzioso controllo dei singoli atti in possesso degli uffici, in quanto siffatte richieste “… si configurano come forme di controllo specifico, non già inerente alle funzioni di indirizzo e controllo politico-amministrativo” demandate dalla legge ai consigli comunali (cfr. Consiglio di Stato-sez.V, 28 novembre 2006, n.6960). Occorre evidenziare che l’azione amministrativa deve ispirarsi al principio di economicità e, pertanto, nell’esaminare le domande di accesso, l’amministrazione deve tener conto della necessità di arrecare il minor aggravio possibile, sia organizzativo che economico, alla propria struttura. Sul punto, si segnala quanto espresso dal TAR Lazio, sez.I, con sentenza del 3 febbraio 2023, n.49 secondo cui “il diritto di accesso come concepito dal legislatore deve incontrare comunque un equilibrato rapporto in grado di garantire anche l’efficacia e l’efficienza dell’operato dell’amministrazione locale …”. Il Consiglio di Stato-sez.V, con sentenza 3 febbraio 2022, n.769, ha precisato che “In ogni caso, quanto a contenuto, non si tratta di un diritto assoluto e senza limiti: lo si ricava dalla particolare funzione pubblica consiliare cui è servente questo tipo di accesso, che lo contiene nei termini dei definiti poteri del consiglio comunale (essendo l’accesso strumentale all’esercizio del mandato consiliare)”. Il diritto del consigliere comunale all’accesso agli atti dell’ente locale ex art.43, c.2, d.lgs. n.267 del 2000 non è, dunque, incondizionato (Cons. Stato-sez.V, 11 marzo 2021, n.2089). Dalla sopra citata sentenza n.769/2022 si evince che l’accesso agli atti da parte del consigliere, per essere funzionalmente correlato al migliore svolgimento del mandato consiliare, non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali, a necessaria garanzia delle funzioni che a questi (il sindaco e la giunta) e non al consiglio l’ordinamento attribuisce, nel quadro dell’assetto dell’ente. Inoltre, l’accesso agli atti non deve porsi in contrasto con il principio costituzionale di razionalità e buon funzionamento dell’azione amministrativa (art.97 Cost.). Quanto al rilascio delle credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico, il TAR Sicilia-Catania, sez.I, con sentenza del 4 maggio 2020, n.926, ha ritenuto che il rilascio delle predette credenziali si tradurrebbe in un accesso generalizzato ed indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata ed uscita (cfr. T.A.R. Toscana-sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844). Tuttavia, successivamente la giurisprudenza ha ritenuto che l’ente, previa regolamentazione, può certamente consentire l’utilizzo di postazioni informatiche presso i propri locali per l’accesso ai dati di sintesi contenuti nel protocollo informatico (cfr. C.d.S. n.769 del 3.2.2022 e n.2945 del 19.4.2022), ma deve comunque valutare l’opportunità di consentire ai consiglieri l’accesso da remoto. Infatti, l’Alto Consesso, con la citata pronuncia n.769/2022, ha precisato che il particolare diritto di accesso del consigliere non è illimitato, vista la sua potenziale pervasività e capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati (in termini, C.d.S.-sez.V, 2 gennaio 2019, n.12). L’ente, quindi, può prevedere una postazione informatica alla quale il consigliere potrà accedere tramite utilizzo di apposite credenziali per la consultazione telematica delle notizie necessarie in ragione dell’esercizio delle sue funzioni. Anche alla luce della sentenza del T.A.R. Basilicata n.599/2019, il consigliere comunale ha il diritto di soddisfare le esigenze conoscitive connesse all’espletamento del suo mandato attraverso la modalità informatica, con accesso da remoto (cfr. T.A.R. Campania-Salerno, sez.II, 4 aprile 2019, n.545; T.A.R. Sardegna, 4 aprile 2019, n.317). In merito ai dati di sintesi del protocollo informatico, il TAR Lombardia-sez.I, con sentenza n.2317 del 24 ottobre 2022, ha evidenziato che tali dati, pacificamente ricompresi tra quelli ostensibili, ai sensi dell’art.43, comma 2, del d.lgs. n.267/2000, possono essere infatti acquisiti con modalità da remoto, solo ove venga garantito un elevato livello di sicurezza della loro trasmissione. Il giudice amministrativo ha evidenziato che l’accesso ai dati contenuti nel protocollo informatico deve avvenire comunque in modo da arrecare il minor aggravio possibile agli uffici dell’ente territoriale per cui, ove l’ente non sia in grado di garantire un elevato livello di sicurezza nella trasmissione dei dati di sintesi del protocollo informatico, è tenuto ad individuare modalità alternative di trasmissione, quali l’utilizzo di postazioni informatiche sicure presso i locali dell’ente o la consegna dei dati di sintesi su supporto analogico. Si soggiunge che il Consiglio di Stato, con sentenza n.3564 del 6 aprile 2023, ha precisato che l’accesso sistematico al protocollo informatico dell’ente trova un limite nella funzione espletata dal consigliere (che non è quella di affiancarsi alla struttura amministrativa istituendo, in concreto, una nuova figura organizzativa e dunque nuovi assetti funzionali ed ulteriori modelli procedimentali) e soprattutto nel principio di proporzionalità dell’azione amministrativa, in quanto tale accesso comporterebbe una “innovazione organizzativa radicale”. Secondo l’Alto Consesso tale innovazione organizzativa avviene quando si chiede una mole di dati ed informazioni “pari alla latitudine dell’intera amministrazione di riferimento”, situazione che si verifica quando si chiede di accedere settimanalmente (e dunque sistematicamente) a tutto il protocollo dell’ente. Tale tipo di accesso non può rivelarsi strettamente funzionale ai compiti che deve assolvere il consigliere. In tema di accesso da remoto, il TAR Campania, con sentenza n.565 del 26.03.2025, ha osservato che “il rilascio delle credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico … si tradurrebbe in un accesso generalizzato e indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata e uscita (cfr. T.A.R. Toscana, sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844) … sproporzionato rispetto alle esigenze conoscitive sottese (T.A.R. Sicilia-Catania, sez.I, 4 maggio 2020, n.926)”. Nella citata pronuncia, è stato evidenziato, inoltre, che l’accesso da remoto attiene a “… valutazioni ampiamente discrezionali, di stretta pertinenza dell’ente civico, a fronte delle quali il giudice non può in alcun modo invadere spazi intangibili di discrezionalità, né, tanto meno, sostituirsi all’Amministrazione in valutazioni di carattere organizzativo/funzionale che solo ad essa competono e che – si ribadisce – fuoriescono dal perimetro proprio della speciale forma di accesso spettante ai consiglieri comunali ex art.43 d.lgs. n.267/2000 (T.A.R. Trieste-sez.I, 9 luglio 2020, n.253)”. Tanto premesso, si ritiene che l’ente sia tenuto al rilascio del c.d. “mastro contabile”, in quanto strumento utile allo svolgimento di un controllo analitico sul bilancio comunale. Per quanto concerne l’accesso diretto ai software gestionali, come ha evidenziato la giurisprudenza soprarichiamata, le decisioni in merito all’accesso da remoto rientrano nella sfera discrezionale dell’ente locale.