(Parere n.11510 del 3/4/2026) Con nota pervenuta in data …, il segretario comunale di … ha chiesto l’avviso di quest’Ufficio in merito alla richiesta, da parte di un consigliere comunale, di accesso al fascicolo personale di un dipendente collocato in quiescenza e se, in caso di ostensione, sia necessaria la previa informativa all’ex dipendente. La commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha evidenziato che, secondo l’orientamento giurisprudenziale consolidato, è riconosciuta al consigliere comunale un’ampia potestà di accesso a tutte le notizie quando le stesse attengano ad informazioni inerenti allo svolgimento del mandato consiliare. È opportuno segnalare che il consigliere comunale per l’accesso agli atti ex art.43 del TUEL, sebbene non abbia l’obbligo di motivare le relative istanze, deve comunque presentare una richiesta di accesso che sia utile all’espletamento del proprio mandato. Sul punto, il Consiglio di Stato, con sentenza n.4792 del 22.6.2021, ha evidenziato che l’esercizio del diritto di accesso di cui all’articolo 43, comma 2, del TUEL deve essere letto ed interpretato in stretto rapporto con l’art.42 del medesimo TUEL; pertanto, il suddetto limite implica che il diritto di conoscenza del consigliere debba porsi in rapporto di strumentalità con la funzione di indirizzo e di controllo politico-amministrativo, propria del consiglio comunale. I dati e le informazioni di cui viene a conoscenza il consigliere comunale devono essere utilizzati solo per le finalità realmente pertinenti al mandato. Non è sufficiente, quindi, rivestire la carica di consigliere comunale per avere diritto all’accesso, ma è necessario, come prescritto dall’art.43 TUOEL, che la domanda muova da una effettiva esigenza del consigliere affinché tutte le informazioni e le notizie acquisite siano utili all’espletamento del proprio mandato. Si segnala che il Consiglio di Stato con sentenza del 1° marzo 2023, n.2189, nel ribadire che la riservatezza non è opponibile ai consiglieri comunali, in quanto gli stessi sono tenuti al segreto d’ufficio ai sensi dell’art.43, comma 2, TUEL (cfr. anche sentenza TAR Lazio-Latina, 3 marzo 2023, n.49), ha nel contempo evidenziato che il rispetto di un equilibrato bilanciamento tra la posizione del consigliere a poter esercitare pienamente il proprio mandato e la riservatezza dei terzi si può utilmente raggiungere attraverso l’ostensione di tutti gli atti richiesti, previa “mascheratura” dei nominativi e di ogni altro dato idoneo a consentire l’individuazione degli stessi. Su quest’ultimo punto il Garante per la protezione dei dati personali, con il parere n.353 del 3 agosto 2023, ha sottolineato che è necessario rispettare i principi del regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) di “limitazione della finalità” e di “minimizzazione dei dati”, in base ai quali i dati personali devono essere “raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità”, nonché “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art.5, par.1, lett.b e c). Si rileva, quindi, che il diritto di accesso del consigliere, seppur più ampio rispetto all’accesso agli atti amministrativi previsto dall’art.7 della legge n.241/1990, non può esercitarsi con pregiudizio di altri interessi riconosciuti dall’ordinamento meritevoli di tutela. Non è sufficiente, pertanto, rivestire la carica di consigliere comunale per avere diritto all’accesso, ma è necessario, come prescritto dall’art.43 TUOEL, che la domanda muova da una effettiva esigenza del consigliere affinché tutte le informazioni e le notizie acquisite siano utili all’espletamento del proprio mandato. Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale sopra richiamato, si ritiene che nel caso in esame l’ente possa rilasciare quanto richiesto dal consigliere, ma con l’oscuramento dei dati sensibili, qualora la richiesta nasca da una effettiva esigenza del consigliere ad acquisire tutte le informazioni e le notizie ritenute utili all’espletamento del proprio mandato. Nel contempo appare opportuno informare preventivamente l’ex dipendente in quanto il fascicolo personale del medesimo potrebbe contenere dati o informazioni di carattere privato che l’interessato non desidera portare a conoscenza e la cui ostensione potrebbe arrecare un danno a terzi.