INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Associazione Nazionale Professionale dei Segretari Comunali e Provinciali “Giovan Battista Vighenzi”

Ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 28 ottobre 2026

1. Premessa

L’Associazione Nazionale Professionale dei Segretari Comunali e Provinciali “Giovan Battista Vighenzi” (di seguito “Associazione”), nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, tutela la riservatezza e la protezione dei dati personali dei propri associati, degli utenti del sito internet, dei destinatari della newsletter e di tutti coloro che partecipano alle attività associative.

La presente informativa descrive le modalità di raccolta, utilizzo, conservazione e protezione dei dati personali trattati dall’Associazione.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Associazione Nazionale Professionale dei Segretari Comunali e Provinciali “Giovan Battista Vighenzi”

• Sede: Via San Bartolomeo, 9 – Brescia

• Codice fiscale: 98080290178

• Email: info@segretaricomunalivighenzi.it

• Sito internet: https://www.segretaricomunalivighenzi.it/

L’Associazione opera attraverso il Presidente pro tempore, in qualità di legale rappresentante.

3. Soggetti autorizzati e responsabili del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato dal Presidente e dai componenti del Comitato esecutivo dell’Associazione, espressamente autorizzati e istruiti in relazione alle rispettive funzioni e alle attività loro affidate.

L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente nei limiti necessari all’espletamento delle attività associative, amministrative, organizzative e di comunicazione.

L’Associazione può inoltre avvalersi di soggetti esterni per la gestione del sito internet, dei servizi informatici, della posta elettronica, della newsletter e degli altri servizi necessari al proprio funzionamento.

I fornitori che trattano dati personali per conto dell’Associazione sono designati, quando previsto dalla normativa, quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, mediante apposito contratto o altro atto giuridico.

4. Categorie di dati personali trattati

L’Associazione può trattare le seguenti categorie di dati personali:

a) Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, recapito telefonico, eventuale indirizzo di residenza o domicilio e altri dati volontariamente comunicati.

b) Dati professionali: qualifica, ente di appartenenza, incarico ricoperto e informazioni professionali pertinenti alle finalità associative.

c) Dati relativi all’adesione associativa: tipologia di iscrizione, anno associativo, stato dell’iscrizione, rinnovi, partecipazione alle attività associative e dati necessari alla verifica delle quote versate.

d) Dati amministrativi e contabili: informazioni relative ai pagamenti, agli eventuali documenti fiscali e alle operazioni amministrative.

e) Dati relativi alle comunicazioni: indirizzo email, preferenze di iscrizione alla newsletter, registrazione dei consensi e delle revoche, nonché dati tecnici relativi all’invio e alla gestione delle comunicazioni, nei limiti delle funzionalità effettivamente utilizzate.

f) Dati relativi alla partecipazione alle iniziative: iscrizioni a convegni, incontri, corsi di formazione, assemblee ed eventi organizzati dall’Associazione.

g) Dati di navigazione: indirizzi IP, dati tecnici di connessione, registri di accesso e altre informazioni necessarie al funzionamento e alla sicurezza del sito.

L’Associazione non richiede ordinariamente il conferimento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR. Qualora il trattamento di tali dati si rendesse necessario per specifiche iniziative, esso sarà disciplinato sulla base di un’idonea condizione di liceità e delle pertinenti garanzie.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione del rapporto associativo

Ricezione e valutazione delle domande di adesione, rinnovo delle iscrizioni, gestione dell’anagrafica degli associati, verifica delle quote associative, esercizio dei diritti associativi e adempimento delle disposizioni statutarie.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, per la gestione del rapporto associativo, e lett. c), per gli eventuali obblighi di legge.

b) Gestione amministrativa e contabile

Registrazione dei pagamenti, tenuta della documentazione associativa, gestione delle scritture contabili e assolvimento degli adempimenti previsti dalla normativa applicabile.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR.

c) Organizzazione di attività associative, formative e culturali

Gestione delle iscrizioni e della partecipazione ad assemblee, convegni, corsi, seminari, incontri e altre iniziative promosse dall’Associazione.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando il trattamento è necessario per l’erogazione del servizio richiesto, oppure lett. f), per le attività organizzative fondate sul legittimo interesse dell’Associazione, previa valutazione dei diritti degli interessati.

d) Comunicazioni istituzionali e associative

Invio agli associati delle convocazioni, comunicazioni relative alla vita associativa, informazioni sui rinnovi, sulle quote e sugli adempimenti connessi al rapporto associativo.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

e) Newsletter e comunicazioni informative facoltative

Invio periodico di newsletter contenenti aggiornamenti normativi, giurisprudenziali, professionali, informazioni su eventi e iniziative dell’Associazione.

Per l’iscrizione facoltativa alla newsletter, distinta dalle comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo, il trattamento si fonda sul consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

Il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento.

f) Gestione dei contatti e delle richieste di informazioni

Ricezione e riscontro delle richieste inviate tramite posta elettronica o mediante gli eventuali moduli presenti sul sito.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, per le richieste precontrattuali o relative ai servizi associativi, oppure lett. f), per la gestione delle altre richieste di contatto.

g) Gestione e sicurezza del sito internet

Garantire il funzionamento del sito, prevenire utilizzi non autorizzati, rilevare anomalie e tutelare l’integrità dei sistemi informatici.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, per il perseguimento del legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi.

6. Gestione della newsletter – Piattaforma Brevo

L’Associazione utilizza la piattaforma Brevo per la gestione delle liste di distribuzione e l’invio della newsletter.

I dati trattati possono comprendere il nome, il cognome, l’indirizzo email e le informazioni necessarie alla gestione dell’iscrizione, del consenso, della disiscrizione e delle comunicazioni inviate.

La piattaforma può trattare ulteriori dati tecnici relativi alla consegna e, qualora tali funzionalità siano abilitate, alle interazioni con i messaggi.

L’iscrizione facoltativa alla newsletter è subordinata al consenso dell’interessato.

Ogni destinatario può revocare il consenso mediante l’apposito collegamento di disiscrizione presente nelle comunicazioni o scrivendo all’indirizzo dell’Associazione.

La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della stessa.

L’Associazione conserva la documentazione necessaria a dimostrare la corretta acquisizione e gestione del consenso, nei limiti di quanto necessario per la tutela dei propri diritti e l’adempimento degli obblighi applicabili.

7. Gruppi WhatsApp e strumenti di comunicazione

L’Associazione può mettere a disposizione degli aderenti gruppi di comunicazione professionale, tra cui il gruppo WhatsApp denominato “Operativi Vighenzi”.

L’adesione ai gruppi è facoltativa e avviene su richiesta dell’interessato.

Per consentire l’accesso al gruppo possono essere trattati nome, cognome e numero di telefono.

Gli aderenti sono informati che, secondo le funzionalità della piattaforma, il proprio numero di telefono e le informazioni del profilo possono essere visibili agli altri componenti del gruppo.

Il trattamento dei dati effettuato dall’Associazione per la gestione dell’adesione al gruppo si fonda sul consenso dell’interessato.

L’utilizzo della piattaforma comporta inoltre trattamenti effettuati dal relativo fornitore secondo le proprie condizioni e informative.

Ogni partecipante può lasciare il gruppo in qualsiasi momento e richiedere all’Associazione la rimozione dei propri dati dagli elenchi utilizzati per la gestione del servizio.

8. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici, telematici e, quando necessario, cartacei.

L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate, in relazione alla natura dei dati e ai rischi dei trattamenti, per prevenire accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo improprio delle informazioni.

L’accesso ai dati è limitato ai soggetti autorizzati e ai fornitori legittimati, secondo criteri di pertinenza e necessità.

9. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari:

• Ai componenti degli organi associativi e agli altri soggetti autorizzati.

• Ai fornitori di servizi informatici, hosting, posta elettronica e gestione della newsletter.

• Ai professionisti e consulenti incaricati dall’Associazione.

• Agli istituti bancari e ai fornitori dei servizi di pagamento, per le operazioni richieste.

• Agli enti e alle autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali non sono ceduti a terzi per finalità commerciali autonome.

L’eventuale pubblicazione di nominativi, immagini o altri dati personali sul sito o sui canali di comunicazione dell’Associazione avviene esclusivamente in presenza di un’idonea base giuridica e nel rispetto dei principi di proporzionalità e minimizzazione.

10. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

L’Associazione privilegia, ove possibile, servizi che prevedano il trattamento dei dati nell’Unione europea o nello Spazio economico europeo.

L’utilizzo di fornitori di servizi informatici e piattaforme di comunicazione può comportare trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi.

Qualora tali trasferimenti abbiano luogo, l’Associazione verifica la sussistenza delle condizioni previste dal Capo V del GDPR, avvalendosi, secondo i casi, di decisioni di adeguatezza della Commissione europea o di altre garanzie appropriate.

Informazioni sulle garanzie applicabili ai singoli trasferimenti possono essere richieste al Titolare.

11. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare:

• Dati degli associati: per tutta la durata del rapporto associativo e, successivamente, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge, alla conservazione della documentazione associativa e alla tutela dei diritti dell’Associazione.

• Documentazione amministrativa e contabile: per i termini previsti dalla normativa applicabile, ordinariamente dieci anni per le scritture contabili soggette al relativo obbligo.

• Newsletter: per la durata dell’iscrizione al servizio, fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione, ferma restando l’eventuale conservazione delle informazioni indispensabili a documentare la gestione dei consensi e delle revoche.

• Richieste di contatto: per il tempo necessario a fornire riscontro e per l’eventuale successivo periodo giustificato dalla natura della richiesta e dalla tutela dei diritti.

• Partecipazione a eventi e attività formative: per il periodo necessario alla gestione dell’iniziativa e agli eventuali obblighi amministrativi connessi.

• Dati tecnici di navigazione: per periodi limitati, definiti in base alle esigenze di funzionamento e sicurezza del sito.

Alla scadenza dei termini applicabili, i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo ulteriori obblighi di conservazione o esigenze legittime di tutela dei diritti.

12. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla gestione dell’adesione associativa e dei servizi richiesti è necessario per consentire all’Associazione di svolgere le relative attività.

Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di completare l’iscrizione o di usufruire del servizio richiesto.

Il conferimento dei dati per ricevere la newsletter e aderire ai gruppi WhatsApp è invece facoltativo e non costituisce condizione per l’adesione all’Associazione.

13. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• Accesso ai dati personali (art. 15).

• Rettifica dei dati inesatti (art. 16).

• Cancellazione dei dati (art. 17).

• Limitazione del trattamento (art. 18).

• Portabilità dei dati (art. 20).

• Opposizione al trattamento (art. 21).

• Revoca del consenso in qualsiasi momento (art. 7, par. 3).

Le richieste possono essere inviate all’indirizzo:

info@segretaricomunalivighenzi.it

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità pubblicate sul sito www.garanteprivacy.it, e di esperire gli altri rimedi previsti dalla legge.

14. Processi decisionali automatizzati

L’Associazione non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sugli interessati o incidano in modo analogamente significativo sulla loro persona, ai sensi dell’art. 22 GDPR.

Le eventuali funzioni statistiche della piattaforma newsletter saranno utilizzate nel rispetto delle finalità dichiarate e delle basi giuridiche applicabili.

15. Cookie e tecnologie di tracciamento

Il sito internet dell’Associazione può utilizzare cookie tecnici e altre tecnologie necessarie al corretto funzionamento dei servizi.

L’eventuale utilizzo di cookie analitici, di profilazione o di terze parti è disciplinato secondo la normativa applicabile e le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.

Ove richiesto, l’installazione di strumenti di tracciamento non tecnici è subordinata al preventivo consenso dell’utente.

Ulteriori informazioni saranno riportate nella specifica Cookie Policy del sito, sulla base degli strumenti effettivamente presenti.

16. Aggiornamento dell’informativa

L’Associazione si riserva di aggiornare la presente informativa in relazione a modifiche normative, organizzative o tecnologiche che incidano sui trattamenti effettuati.

La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito internet dell’Associazione, con indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.

Associazione Nazionale Professionale dei Segretari Comunali e Provinciali “Giovan Battista Vighenzi”

Il Presidente pro tempore

Informativa predisposta ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.