Nelle gare telematiche, chi sopporta davvero il rischio di rallentamenti ed eventuali esiti anomali nel caricamento dell’offerta sulla piattaforma? È sufficiente un errore formale o un upload che si conclude pochi secondi dopo la scadenza per giustificare l’esclusione? E fino a che punto l’invito ad “agire con congruo anticipo” e senza negligenza da parte dell’OE può trasformarsi in una clausola di salvaguardia totale per la stazione appaltante?

Di fronte alla digitalizzazione integrale del ciclo degli appalti, le gare pubbliche si giocano ormai su un terreno profondamente diverso rispetto al passato. Le piattaforme di e-procurement non sono più un semplice strumento di supporto, ma il luogo esclusivo in cui si formano, si trasmettono e si cristallizzano le offerte. È qui che si misurano, in concreto, l’effettività della concorrenza e l’accesso al mercato.

Questo mutamento strutturale porta con sé una tensione evidente tra principi solo apparentemente allineati: da un lato, il principio di autoresponsabilità dell’operatore economico, chiamato a usare correttamente gli strumenti digitali, a rispettare regole tecniche, manuali operativi e tempistiche di sistema; dall’altro, i principi della fiducia e del risultato, che impongono alla stazione appaltante di non trasformare la tecnologia in una barriera all’accesso, né in un fattore di esclusione meramente formale, sganciato dalla sostanza della competizione.

Il nuovo Codice dei contratti ha provato a governare questo equilibrio, assegnando alla digitalizzazione un ruolo centrale ma chiarendo, al tempo stesso, che le piattaforme non possono alterare la parità di accesso, limitare la partecipazione o scaricare integralmente sugli operatori il rischio degli esiti anomali del sistema.

È in questo spazio di confine che si colloca la sentenza del TAR Umbria 9 dicembre 2025, n. 854, offrendo uno spunto di riflessione particolarmente interessante sul rapporto tra tecnologia, regole procedurali e tutela effettiva della concorrenza, che mette a confronto il dovere di diligenza dell’operatore economico con l’obbligo della stazione appaltante di garantire un risultato conforme ai principi di fiducia, proporzionalità e favor partecipationis.

La questione riguarda una procedura aperta, suddivisa in lotti, per l’affidamento dei servizi di manutenzione degli impianti, gestita tramite piattaforma telematica.

Il ricorrente aveva caricato integralmente la documentazione richiesta entro il termine fissato, ma non era riuscito a finalizzare l’invio delle buste relative all’offerta tecnica perché il sistema aveva restituito la conferma solo pochi istanti dopo la scadenza.

A fronte di ciò, l’operatore aveva chiesto l’accesso ai log informatici e, successivamente, la riammissione in autotutela o la riapertura dei termini, istanza respinta dalla stazione appaltante sulla base di due argomenti chiave:

• assenza di malfunzionamenti della piattaforma;
• riconducibilità dell’esito tardivo a una presunta negligenza del concorrente, che avrebbe operato troppo a ridosso della scadenza e con errori procedurali.

Da qui il ricorso, con impugnazione sia del diniego sia delle clausole del disciplinare nella parte in cui, interpretate rigidamente, avrebbero precluso la partecipazione anche in presenza di anomalie tecniche non imputabili all’operatore.

Nel caso rileva l’applicazione dell’art. 25, comma 2 del Codice, ai sensi del quale “Le stazioni appaltanti e gli enti concedenti utilizzano le piattaforme di approvvigionamento digitale per svolgere le procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici, secondo le regole tecniche di cui all’articolo 26. Le piattaforme di approvvigionamento digitale non possono alterare la parità di accesso degli operatori, né impedire o limitare la partecipazione alla procedura di gara degli stessi ovvero distorcere la concorrenza, né modificare l’oggetto dell’appalto, come definito dai documenti di gara. Le stazioni appaltanti e gli enti concedenti assicurano la partecipazione alla gara anche in caso di comprovato malfunzionamento, pur se temporaneo, delle piattaforme, anche eventualmente disponendo la sospensione del termine per la ricezione delle offerte per il periodo di tempo necessario a ripristinare il normale funzionamento e la proroga dello stesso per una durata proporzionale alla gravità del malfunzionamento”.

La norma sulla digitalizzazione chiarisce che le piattaforme non possono impedire o limitare la partecipazione, né alterare la parità di accesso ma, soprattutto, impone alle stazioni appaltanti di assicurare la partecipazione anche in caso di malfunzionamenti, pur temporanei, prevedendo – se necessario – sospensione e proroga dei termini.

Ed è proprio questo criterio di ragionevolezza e proporzionalità che il TAR ha utilizzato come chiave interpretativa delle clausole di gara.

Nel valutare il caso, il tribunale amministrativo ha richiamato il consolidato orientamento inaugurato dall’Adunanza Plenaria n. 9/2014, a mente della quale il partecipante a una gara è gravato da obblighi di correttezza, diligenza e cooperazione, ancor più stringenti oggi nelle procedure digitali.

Questo principio trova riscontro nelle clausole di disciplinare che pongono il caricamento dei documenti “a rischio del concorrente”. Questo rigore però non è assoluto e va letto alla luce di quanto previsto dall’art. 25 del Codice.

Nel caso in esame, anche escludendo un vero e proprio “malfunzionamento” in senso stretto, il Collegio ha evidenziato come i tempi di upload anormalmente dilatati, fino a dieci volte superiori a quelli registrati in precedenza, abbiano integrato una condizione patologica del sistema.

In questi casi, il rischio dell’esito anomalo non può ricadere sull’operatore, trattandosi di uno strumento meramente strumentale scelto e gestito dall’amministrazione. Il rischio della “causa ignota” del mancato invio grava infatti sulla stazione appaltante.

Né rileva il fatto che altri operatori avrebbero presentato regolarmente l’offerta: senza un confronto puntuale, non è possibile escludere che tali concorrenti abbiano caricato in momenti diversi, abbiano subito rallentamenti analoghi o siano riusciti a inviare l’offerta solo per mera contingenza temporale.

La regolarità dell’esito altrui non è, di per sé, prova del corretto funzionamento della piattaforma, tenendo conto anche del fatto che l’OE aveva precedentemente caricato altra documentazione senza riscontrare alcun problema e nei tempi previsti dalla SA, dando prova di diligenza.

Il ricorso è stato quindi accolto, con annullamento del provvedimento di esclusione e ordine alla SA di reintegrare l’OE, consentendo la presentazione tardiva dell’offerta, già caricata a sistema ma non inviata.

Secondo il Collegio, il superamento del termine non era riconducibile a una condotta negligente dell’operatore, bensì a rallentamenti oggettivamente anomali della piattaforma, emergenti in modo chiaro dai log informatici acquisiti agli atti. Rallentamenti tali da impedire, in concreto, il rispetto della scadenza, pur in presenza di un’attività di caricamento avviata con congruo anticipo.

Dal punto di vista pratico, la sentenza consegna alcuni punti che possono orientare chi opera nelle gare digitali:

• l’autoresponsabilità dell’operatore non copre i rallentamenti anomali del sistema, anche se non qualificabili come malfunzionamenti conclamati;
• il caricamento tempestivo dei documenti è elemento decisivo, anche se l’invio finale non si perfeziona per cause tecniche;
• il rischio degli esiti anomali della piattaforma ricade sulla stazione appaltante, specie in presenza di log che documentano tempi di risposta irragionevoli;
• l’invito ad agire con anticipo non può trasformarsi in una clausola di esonero generalizzato di responsabilità della SA sul funzionamento della piattaforma.

In questo senso, è evidente che la digitalizzazione non va tradotta come un irrigidimento procedurale, ma debba restare uno strumento al servizio della concorrenza, della par condicio e del risultato.