(Parere n.2131 del 21/1/2025) Il segretario comunale di … ha chiesto l’avviso di quest’Ufficio in materia di accesso agli atti. In particolare, a seguito della richiesta di accesso di un consigliere comunale agli atti dell’ente locale concernenti i nominativi dei cittadini residenti nel Comune di … che usufruiscono di assistenza socio-sanitaria e i nominativi dei cittadini monitorati dai servizi sociali a causa di situazioni di disagio familiare e/o economico-sociale, è stato chiesto un parere in merito alla legittimità di tale richiesta e di conseguenza al rilascio delle relative copie senza incorrere in violazione della normativa sulla privacy. In merito, si fa presente che la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi (in particolare, Plenum del 2.2.2010, del 23.2.2010 e parere del 5.10.2010), ha sostenuto che il “diritto di accesso” ed il “diritto di informazione” dei consiglieri comunali nei confronti della P.A. trovano la loro disciplina specifica nell’art.43 del decreto legislativo n.267/00 che riconosce ai consiglieri comunali e provinciali il “diritto di ottenere dagli uffici, … del comune, nonché dalle … aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato”. La stessa commissione, nelle sedute del 29 novembre e del 20 dicembre 2011, ha formulato il proprio parere sul quesito posto da un comune che aveva espresso dubbi sulla possibilità di riconoscere al consigliere comunale l’accesso agli elenchi anagrafici dei cittadini in quanto atti rientranti nelle competenze del sindaco quale Ufficiale del Governo. La Commissione, con il sopra citato parere del 2011, ha evidenziato che, secondo l’orientamento giurisprudenziale consolidato, è riconosciuta al consigliere comunale un’ampia potestà di accesso a tutte le notizie quando le stesse attengano ad informazioni inerenti allo svolgimento del mandato consiliare. Ha precisato che ai consiglieri comunali è imposto l’obbligo di non divulgare il contenuto delle informazioni e degli atti segreti o riservati ai quali ha avuto accesso, incorrendo in caso negativo in responsabilità personale, pertanto la Commissione ha ritenuto sussistere il diritto del consigliere comunale di accedere agli elenchi e alle cancellazioni anagrafiche richieste al fine di esercitare le prerogative connesse all’esercizio del proprio mandato politico. Tuttavia, la giurisprudenza degli ultimi anni in materia di accesso dei consiglieri ex art.43 del TUEL evidenzia la necessità di osservare il principio di un “equilibrato bilanciamento” tra la posizione del consigliere a poter esercitare pienamente e pressoché incondizionatamente il proprio mandato, e la riservatezza dei terzi, i cui nominativi potrebbero formare oggetto di ostensione (cfr. Consiglio di Stato, 11 marzo 2021, n.2089). Si segnala che il Consiglio di Stato, con sentenza del 1° marzo 2023, n.2189, nel ribadire che la riservatezza non è opponibile ai consiglieri comunali, in quanto gli stessi sono tenuti al segreto d’ufficio ai sensi dell’art.43, comma 2, TUEL (cfr. anche sentenza TAR Lazio-Latina, 3 marzo 2023, n.49), ha nel contempo ribadito che il rispetto di un equilibrato bilanciamento si può utilmente raggiungere attraverso l’ostensione di tutti gli atti richiesti, previa “mascheratura” dei nominativi e di ogni altro dato idoneo a consentire l’individuazione degli stessi. Su quest’ultimo punto il Garante per la Protezione dei dati personali, con il parere n.353 del 3 agosto 2023, ha evidenziato che è necessario rispettare i principi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) di limitazione della finalità e di minimizzazione dei dati, in base ai quali i dati personali devono essere raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità, nonché adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (art.5, par.1, lett.b e c). Si rileva, quindi, che il diritto di accesso del consigliere, seppur più ampio rispetto all’accesso agli atti amministrativi previsto dall’art.7 della legge n.241/1990, non può esercitarsi con pregiudizio di altri interessi riconosciuti dall’ordinamento meritevoli di tutela. Sul punto, il Consiglio di Stato, con sentenza n.4792 del 22.6.2021, ha evidenziato che l’esercizio del diritto di accesso di cui all’articolo 43, comma 2, TUEL deve essere letto ed interpretato in stretto rapporto con l’art.42 del medesimo TUEL. Pertanto, il suddetto limite implica che il diritto di conoscenza del consigliere debba porsi in rapporto di strumentalità con la funzione ‘di indirizzo e di controllo politico-amministrativo’, propria del consiglio comunale. I dati e le informazioni di cui viene a conoscenza il consigliere comunale devono essere utilizzati solo per le finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere del segreto secondo quanto previsto dalla legge e nel rispetto dei principi in materia di privacy. Non è sufficiente, pertanto, rivestire la carica di consigliere comunale per avere diritto all’accesso, ma è necessario, come prescritto dall’art.43 TUOEL, che la domanda muova da una effettiva esigenza del consigliere affinché tutte le informazioni e le notizie acquisite siano utili all’espletamento del proprio mandato. Il Consiglio di Stato, sez.V, con sentenza 3 febbraio 2022, n.769, ha precisato che “In ogni caso, quanto a contenuto, non si tratta di un diritto assoluto e senza limiti: lo si ricava dalla particolare funzione pubblica consiliare cui è servente questo tipo di accesso, che lo contiene nei termini dei definiti poteri del Consiglio comunale (essendo l’accesso strumentale all’esercizio del mandato consiliare”). Il diritto di accesso del consigliere, quindi, non è illimitato, vista la sua potenziale capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati. Dalla sopra citata sentenza n.769/2022 si evince che l’accesso agli atti da parte del consigliere, per essere funzionalmente correlato al migliore svolgimento del mandato consiliare, non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali, a necessaria garanzia delle funzioni che a questi (il sindaco e la giunta) e non al consiglio l’ordinamento attribuisce, nel quadro dell’assetto dell’ente. Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale sopra richiamato, si ritiene che nel caso in esame l’ente possa rilasciare quanto richiesto nell’accesso agli atti, con l’oscuramento dei dati non pertinenti alle finalità dell’istanza, qualora la richiesta nasca da una effettiva esigenza del consigliere ad acquisire tutte le informazioni e le notizie ritenute utili all’espletamento del proprio mandato e qualora la richiesta non incida sulle prerogative proprie degli altri organi comunali (sindaco e giunta), essendo l’accesso strumentale all’esercizio del mandato consiliare.