di Michele Iaselli – Funzionario Ministero della Difesa, docente di informatica giuridica all’Università di Cassino, LUISS – Roma e Federico II – Napoli

 

L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha di recente adottato e pubblicato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici“.

Le Linee Guida, che si compongono di sei allegati tecnici, sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e hanno il duplice scopo di:

a) aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD)), concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;

b) incorporare in un’unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, addivenendo ad un “unicum” normativo che disciplini gli ambiti sopracitati, nel rispetto della disciplina in materia di Beni culturali.

I documenti pubblicati sono stati realizzati da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.

Le Linee Guida sono entrate in vigore il giorno successivo a quello della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AGID e cioè il 12 settembre 2020, ma si applicheranno a partire dal duecento settantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore.

L’obiettivo generale di queste Linee Guida è, quindi, quello di semplificare la gestione complessiva del documento informatico attraverso una visione d’insieme che aggrega in un “corpo unico” materie prima disciplinate separatamente.

Considerata la velocità dell’innovazione, le Linee Guida devono garantire un adattamento costante ai cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale. Di qui la scelta di prevedere un testo “statico” che contenga la base normativa della materia e una serie di “allegati” i cui contenuti più “flessibili” potranno adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica. Tale processo di costante adeguamento degli “allegati” è realizzato in coerenza con il quadro normativo e attuativo in materia di digitalizzazione. Relativamente ai temi della trasmissione di contenuti digitali tra e con le pubbliche amministrazioni viene assicurata la conformità al Modello di interoperabilità definito da AgID e alle tecnologie introdotte dallo stesso.

Come precisato dal Consiglio di Stato – nell’ambito del parere reso sullo schema di D.Lgs. del correttivo al CAD, n. 2122/2017 del 10.10.2017 – le Linee Guida adottate da AgID, ai sensi dell’art. 71 del (CAD), hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes.

La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

Il sistema di gestione informatica dei documenti, la cui tenuta può anche essere delegata a terzi, affinché possa essere efficiente e sicuro deve essere necessariamente presidiato da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento ed effettuata secondo i principi generali applicabili in materia di trattamento dei dati personali anche mediante un’adeguata analisi del rischio.

Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.

Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:

• archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;

• archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;

• archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza alle regole tecniche che presidiano la formazione dei documenti informatici, tenendo in debito conto le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano. Al tal fine, risulta decisivo avvalersi di un valido e completo manuale di gestione documentale, di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management e di applicativi informatici, per la PA ai sensi degli artt. 68 e 69 del CAD, che si basino su elevati livelli di automazione ed interoperabilità in grado di operare nel web.

In un contesto in continua trasformazione, il manuale di gestione documentale deve essere sottoposto a continuo aggiornamento, in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Allo stesso modo, anche i processi e le attività che governano la fase di formazione dei documenti informatici devono essere sottoposti ad un costante lavoro di valutazione, monitoraggio, riprogettazione e reingegnerizzazione. L’adozione del manuale di gestione documentale e del manuale di conservazione non risponde solo ad esigenze pratico-operative, ma rappresenta un preciso obbligo come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7 delle Linee Guida, al quale per la PA fa seguito l’ulteriore obbligo della loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente.

La gestione dei documenti informatici prosegue con il suo trasferimento in un sistema di conservazione da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dalle Linee guida.

La conservazione dei documenti è tipicamente svolta all’interno di un sistema di conservazione dedicato a questa funzione.

Tuttavia, l’attenzione al profilo conservativo deve essere posta fin dal momento della formazione del documento, al fine di garantirne la tenuta all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti e di eventuale conservazione a lungo termine all’interno di sistemi dedicati.

Nell’ambito della gestione documentale possono essere necessarie attività di riversamento dei documenti in altro formato diverso da quello originale, come specificato al paragrafo 3.7. Tale riversamento può avvenire più volte nella gestione del documento informatico e in diversi momenti per finalità gestionali o conservative.

In ambito digitale, infine, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale o comunque derivanti dalla normativa in materia di trasparenza devono essere assolti con la pubblicazione nei rispettivi siti web istituzionali. Affinché il processo di pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere i predetti obblighi è necessario che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo.