Schema di deliberazione per approvazione di indirizzi a una società partecipata per l’attivazione di clausole revisionali del contratto di servizio e per la riorganizzazione delle risorse umane a seguito dell’emergenza epidemiologica causata dal Covid-19
Elaborazione: Alberto Barbiero
Versione: 28.05.2020
Comune di ……………………………..
Prot. Gen. N. ……….
N. progr. deliberazione …../CC
Oggetto: indirizzi relativi alla gestione dei rapporti tra il Comune e la società Servizi s.r.l. in conseguenza delle problematiche derivanti dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19 e indirizzi rivolti alla stessa società in relazione alla fase emergenziale.
Il Consiglio comunale
Premesso:
– che il Comune di ………………….. ha affidato direttamente, in base alla deliberazione del Consiglio Comunale n. ….. del ………… e al conseguente provvedimento del Responsabile di Servizio n…….. del ………. I servizi di …………………………… alla società Servizi s.r.l., da esso interamente partecipata, con ricorso al modulo “in hiouse”, ricorrendo tutte le condizioni oreviste dall’art. 5 del d.lgs. n. 50/2016;
– che a seguito dell’affidamento è stato stipulato in data il contratto di servizio relativo a ………………………………………;
– che la crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19 ha determinato una situazione di forte criticità per le attività svolte dalla società Servizi s.r.l. per la realizzazione dei servizi ad essa affidati dal Comune di …………………………….., regolati da specifici contratti di servizio con riferimento al periodo 20XX-20XX;
tenuto conto:
– che per alcune tipologie di servizi, la diminuzione dei flussi di utenti nel territorio comunale e le minori esigenze dell’Amministrazione comportano una necessaria rimodulazione quantitativa e, in alcuni casi, anche operativa;
– che tale situazione determina una necessaria revisione di molti aspetti operativi nei rapporti tra il Comune e la società, nel breve e nel medio-periodo;
– che gli effetti della situazione emergenziale e della normativa ad essa conseguente obbligano la società a sviluppare le proprie attività con limiti e vincoli organizzativi specifici, ampiamente incidenti sull’organizzazione complessiva e sulla gestione delle risorse umane;
– che il quadro conseguente alla situazione emergenziale e le proiezioni per la restante parte del 2020 e del 2021 evidenziano la necessaria revisione di alcuni aspetti regolativi delle dinamiche economico-finanziarie relative ai servizi affidati alla società;
considerato:
– che il quadro sopra delineato comporta l’adozione di una serie di misure, incidenti sugli aspetti operativi e gestionali dei rapporti tra il Comune e la società Servizi s.r.l., che devono essere adottate dall’Amministrazione in termini il più possibile omogenei, per garantirne l’efficacia;
– che a tal fine è necessario formare specifici indirizzi rivolti all’Amministrazione Comunale, con riferimento specifico ai suoi Dirigenti e ai suoi Responsabili di Servizio, in ordine alla gestione dei rapporti e delle interazioni con la società Servizi s.r.l.;
– che la situazione emergenziale e la fase ad essa successiva comportano per la società Servizi s.r.l. la necessaria riorganizzazione delle attività gestite, con revisione anche del budget e degli assetti funzionali relativi alle risorse umane impiegate;
– che a tal fine è necessario formulare specifici indirizzi ed obiettivi, rivolti dal Comune, in qualità di socio e di ente affidante, alla società Servizi s.r.l., nei termini previsti dal codice civile e dalle norme particolari contenute nel d.lgs. n. 175/2016;
considerato, inoltre:
– che al fine di consentire il tempestivo recepimento degli indirizzi e la conseguente pronta attuazione nelel attività di gestione, è necessario che la presente deliberazione sia dichiarata, ai sensi dell’art. 134, comma 4 del d.lgs. n. 267/2000,
Dato atto che, ai sensi dell’art. 49 del d.lgs. n. 267/2000, è stato richiesto e formalmente acquisito agli atti il parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica del presente atto, espresso dal Responsabile del Servizio interessato;
Visto l’art. 42, comma 2, lett. g) del d.lgs. n. 267/2000;
Visto l’art. ….. dello Statuto (riferito ai poteri del Consiglio);
Delibera
1. – di approvare gli indirizzi relativi alla gestione dei rapporti tra il Comune e la società Servizi s.r.l. in conseguenza delle problematiche derivanti dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19, contenuti nell’allegato 1, parte integrante e sostanziale del presente atto;
3. – di approvare gli indirizzi dal Comune, in qualità di socio e ente affidate, alla società Servizi s.r.l. relativi ad obiettivi specifici da conseguire nella fase emergenziale determinata dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19 e nella fase immediatamente successiva;
4. – di stabilire che gli indirizzi costituiscono riferimento per gli Amministratori e per i Dirigenti della società Servizi s.r.l. sino al termine della fase emergenziale e per la successiva fase, con riferimento al periodo intercorrente sino al 31 dicembre 2020;
5. – di dichiarare, ai sensi dell’art. 134, comma 4 del d.lgs. n. 267/2000, la presente deliberazione, con separata votazione, immediatamente eseguibile per le ragioni in premessa esplicitate.
Allegato 1
Indirizzi relativi alla gestione dei rapporti tra il Comune e la società Servizi s.r.l. in conseguenza delle problematiche derivanti dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19.
1. Presupposti, obiettivi e validità degli indirizzi.
I presenti indirizzi ai Dirigenti e ai Responsabili di Servizio del Comune di …………………………….. sono finalizzati a definire elementi di riferimento omogenei da applicare nei rapporti tra l’Amministrazione Comunale e la società Servizi s.r.l. (di seguito individuata anche come “Società”) nella fase emergenziale determinata dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19 e nella fase immediatamente successiva.
I presenti indirizzi sono finalizzati a conseguire l’obiettivo dell’ottimizzazione dei rapporti con la Società in ordine alla gestione dei servizi alla stessa affidati, con riguardo alle dinamiche operative e gestionali nel corso dell’esercizio 2020 e nella proiezione dell’esercizio 2021, a fronte delle criticità determinate dalla situazione emergenziale.
I presenti indirizzi hanno validità dal momento della loro approvazione da parte del Comune, anche con riferimento ai processi in corso.
2. Applicazione dei limiti derivanti dalla normativa emergenziale al contratto di servizio tra il Comune e la Società.
Il Comune verifica, in rapporto alla normativa conseguente alla situazione emergenziale, con riferimento alle attività svolte dalla Società in base al contratto di servizio:
a) la sussistenza di vincoli o di divieti allo svolgimento di attività o prestazioni;
b) la sussistenza di obblighi specifici o di limitazioni incidenti nei processi di realizzazione delle attività.
I risultati della verifica determinano in capo al Comune l’obbligo di attivare tutte le soluzioni disponibili per la rimodulazione delle attività attualmente gestite dalla Società in base al contratto di servizio, verificando anche l’incidenza degli obblighi derivanti dalla normativa, con particolare riferimento alla sicurezza del personale e degli utenti finali delle attività.
3. Utilizzo delle clausole revisionali presenti nel contratto di servizio.
Il Comune, a fronte della rilevazione di differenti volumi di attività per i servizi affidati alal Società, utilizza le clausole revisionali presenti nel contratto di servizio al fine di:
a) rimodulare le attività oggetto dello stesso contratto, in termini di:
a.1.) riduzione per i servizi per i quali sia verificabile una contrazione significativa della domanda nell’arco del 2020;
a.2.) aumento per i servizi per i quali vi sia maggiore domanda nell’arco del 2020.
L’utilizzo della clausola revisionale è effettuato sulla base di un confronto operativo con la Società.
Qualora per tipologie di attività rientranti nel contratto di servizio sia necessaria una riduzione superiore a quella ottenibile in base alle clausole revisionali o la rimodulazione delle attività comporti una riorganizzazione delle stesse anche in rapporto ai processi di gestione, il Comune valuta l’eventuale adozione di atti pattizi integrativi, in accordo con la Società.
4. Interazioni con la Società.
Il Comune verifica periodicamente, mediante confronto operativo con la Società, eventuali problematiche insorgenti per la stessa in relazione:
a) alle dinamiche di entrata e ai flussi di cassa;
b) agli approvvigionamenti;
c) ai rapporti con gli appaltatori e con i fornitori.
Qualora le problematiche determinino necessità finanziarie, il Comune attiva i percorsi per far fronte alle stesse, nel rispetto di quanto previsto dal d.lgs. n. 175/2016, con particolare riferimento all’art. 14.
Allegato 2
Indirizzi dal Comune, in qualità di socio e ente affidate, alla società Servizi s.r.l. relativi ad obiettivi specifici da conseguire nella fase emergenziale determinata dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19 e nella fase immediatamente successiva.
1. Presupposti, obiettivi e validità degli indirizzi.
I presenti indirizzi ai Dirigenti e ai Responsabili di Servizio del Comune di …………………………….. sono finalizzati a definire elementi di riferimento omogenei da applicare nei rapporti tra l’Amministrazione Comunale e la società Servizi s.r.l. (di seguito individuata anche come “Società”) nella fase emergenziale determinata dalla crisi epidemiologica causata dal virus Covid-19 e nella fase immediatamente successiva.
I presenti indirizzi sono finalizzati a conseguire l’obiettivo della razionalizzazione dell’utilizzo delle risorse nel corso dell’esercizio 2020 e nella proiezione dell’esercizio 2021, a fronte delle criticità determinate dalla situazione emergenziale.
I presenti indirizzi hanno validità dal momento della loro approvazione da parte del Comune, anche con riferimento ai processi in corso
Di seguito, per “contratto di servizio” si intendoe il contratto di servizio tra Comune e Società approvato nel 20XX in relazione all’affidamento multiservizi 20XX-20XX, comprensivo degli atti pattizi integrativi nel frattempo intervenuti.
2. Incidenza della situazione emergenziale e della normativa correlata sulle attività e sull’organizzazione della Società.
La Società applica, nello sviluppo delle proprie attività, la normativa determinata dalla situazione emergenziale:
a) assumendo come necessarie le eventuali indicazioni facoltative rispetto a comportamenti e operazioni;
b) attuando con la massima attenzione le norme comportanti obblighi generali e specifici incidenti sulle proprie attività.
Qualora la normativa conseguente alla situazione emergenziale determini specifici limiti o vincoli per attività normalmente svolte dalla Società, la stessa si rapporta al Comune per una immediata verifica e per la definizione della soluzione specifica da adottare.
In relazione al personale, la Società adotta tutte le misure per la protezione individuale e collettiva previste dalla normativa conseguente alla situazione emergenziale e dagli eventuali protocolli attuativi.
3. Obiettivi per il complesso delle spese di funzionamento, comprese quelle per il personale.
3.1. Revisione.
In relazione alla fase emergenziale e ai suoi effetti nel medio periodo, la Società assoggetta a controllo specifico le dinamiche economico-finanziarie, individuando per ciascun servizio i profili di criticità, al fine di:
a) rimodulare o interagire con il Comune per la rimodulazione delle risorse necessarie per far fronte a servizi e prestazioni essenziali;
b) rimodulare e contenere l’utilizzo delle risorse per servizi e prestazioni non essenziali.
In relazione a tali obiettivi, la Società valuta l’utilizzo delle clausole revisionali contenute nel contratto di servizio, in accordo con il Comune e su indirizzo dello stesso.
3.2. Ridefinizione del budget.
La Società ridefinisce il proprio budget in conseguenza degli effetti della situazione emergenziale sulla gestione operativa del primo semestre 2020 e delle proiezioni della situazione post-emergenza relative al secondo semestre 2020, perseguendo i seguenti obiettivi:
a) contenimento delle spese di funzionamento, con razionalizzazione dell’utilizzo delle risorse disponibili, anche in rapporto alla possibile rimodulazione dei corrispettivi da parte del Comune;
b) riduzione delle spese per servizi non essenziali;
c) azzeramento delle linee di spesa per attività facoltative.
La ridefinizione del budget deve tenere in considerazione le spese obbligatorie o comunque necessarie per far fronte alla situazione emergenziale, ai suoi effetti successivi e agli obblighi di utilizzo di dotazioni di protezione, con particolare riferimento al personale.
3.3. Appalti e rapporti con gli appaltatori.
Qualora siano state avviate procedure per l’acquisto di beni o servizi relativi a servizi non necessari o non essenziali, la Società valuta la revoca di tali procedure, a fini di salvaguardia dell’interesse pubblico.
Nell’ambito dei contratti di appalto in essere, la Società valuta l’utilizzo di clausole revisionali, con riferimento particolare al ricorso al c.d. quinto d’obbligo ex art. 106, comma 12 del d.lgs. n. 50/2016, per la riduzione quantitativa delle prestazioni affidate, quando necessaria.
3.4. Spesa per il personale e assunzioni.
In relazione alla spesa per il personale, la Società verifica, anche mediante confronto con il Comune, gli effetti della rimodulazione delle attività e della conseguente riorganizzazione delle risorse umane impiegate nei servizi.
In base a tale verifica, la Società individua le linee di spesa relative al personale che possono essere rimodulate, anche mediante redistribuzione, o ridotte, con particolare riferimento al secondo semestre 2020 e alla proiezione di bilancio per l’esercizio 2021.
In rapporto alla ridefinizione dell’impiego delle risorse umane, la Società verifica, qualora ne ricorrano i presupposti, le possibilità di utilizzo degli ammortizzatori sociali, sia con ricorso ai fondi di integrazione salariale sia con fruizione della cassa integrazione in deroga.
La Società procede al reclutamento di risorse umane solo quando abbia verificato l’effettiva necessità di tali assunzioni in relazione alle dinamiche organizzativo-gestionali stabili e temporanee.
Pertanto, eventuali procedure di reclutamento in corso al momento del recepimento di tali indirizzi devono essere assoggettate a verifica in rapporto al parametro dell’effettiva necessità dell’assunzione.
3.5. Contrattazione collettiva.
La Società tiene in considerazione la rimodulazione delle attività e la conseguente riorganizzazione ai fini dell’applicazione degli istituti regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro e dal contratto collettivo territoriale applicati al personale ad essa in forza, valutando, ove possibile, il contenimento delle risorse, fatte salve le necessità per lavoro straordinario.
