Il Garante per la Privacy boccia le notifiche indiscriminate via PEC
di Roberto Rossetti – Comandante Polizia Locale
Con il D.M. 18 dicembre 2017 vengono fornite le istruzioni per l’utilizzo della PEC per la notifica dei verbali di contestazione di violazioni al Codice della Strada, ma il Garante per la Protezione dei dati personali è intervenuto, precisando alcuni aspetti della procedura di notifica, che non rispondono alle indicazioni normative del Regolamento (UE) n. 2016/679 e del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato con il D.Lgs. 10 agosto 2018, n 101.
L’Autorità Garante ritiene che, nel caso di notifica a mezzo PEC di un verbale a persona titolare di una impresa individuale, regolarmente iscritta al registro delle imprese, sia necessario utilizzare particolari accorgimenti quando il veicolo intestato all’imprenditore è utilizzato da questi a titolo privato e non nell’esercizio di attività imprenditoriale.
Pare evidente che la preoccupazione principale del Garante è di evitare che il messaggio con la notifica possa essere letto da chi lavora assieme al destinatario.
Il Ministero ricorda che il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), approvato con il D.Lgs. 7 marzo 2005, n 82, all’art. 6-bis ha istituito, presso il Ministero per lo sviluppo economico, il pubblico elenco INI-PEC delle imprese e dei professionisti.
Il registro INI-PEC è organizzato in due sezioni: quello dedicato ai professionisti e quello delle imprese. L’accesso ai dati contenuti in ciascuna sezione avviene attraverso il codice fiscale (per le imprese, in alternativa anche con la loro esatta ragione sociale).
Le imprese individuali sono consultabili nella apposita sezione inserendo il codice fiscale che, però, coincide con quello dell’imprenditore (persona fisica). Tutte le altre imprese costituite in forma societaria sono consultabili solo mediante un codice fiscale abbinato alla “persona giuridica”, diverso e distinto da quello dei singoli soci.
Il problema si pone per le imprese individuali quando la ricerca avviene in base al codice fiscale, perché in questo caso il codice della persona fisica coincide con quello dell’impresa e il Garante ha rappresentato che, in tali circostanze, la notifica del verbale all’indirizzo PEC, ottenuto attraverso la consultazione del registro INI-PEC, può determinare un’illecita comunicazione dei dati personali a terzi, pertanto raccomanda alcune precauzioni, ed in ragione di ciò, il Ministero modifica il contenuto del paragrafo 2, settimo capoverso, della circolare prot. n. 300/A/1500/18/127/9 del 20 febbraio 2018 riguardante le modalità di ricerca degli indirizzi PEC, con le seguenti ulteriori istruzioni operative:
– nella ricerca dell’indirizzo PEC dell’obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa una violazione, può essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA o dall’anagrafe tributaria) inserendolo nella sezione “imprese” del registro INI-PEC solo quando è stato accertato (ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione), che il veicolo con cui la violazione è stata commessa era utilizzato nell’esercizio di attività imprenditoriale; in ogni altro caso (es. violazione accertata con dispositivi di controllo remoto, senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per interrogazioni della sezione “professionisti” del registro INI-PEC;
– in nessun caso potranno essere effettuate ricerche massive ed indiscriminate di indirizzi PEC partendo dal codice fiscale di una persona fisica, svincolate dalla verifica delle concrete modalità di utilizzo del veicolo oggetto di accertamento della violazione;
– la notifica del verbale a mezzo PEC non è obbligatoria nel caso di abbinamento del codice fiscale della persona fisica ad una PEC di chiara matrice aziendale; in tali casi, la notifica del verbale di violazione deve essere effettuata nelle forme ordinarie, senza il ricorso alla PEC.
La situazione che il Ministero evidenzia per l’imprenditore individuale è, di fatto, analoga è quella del professionista, per il quale però la notifica via PEC resta possibile, anche dopo una ricerca per codice fiscale, perché il DM 18 dicembre 2017 espressamente lo prevede.
La nuova procedura indicata va a scapito delle spese di notifica che di solito sono a carico del destinatario del verbale, mentre con la modalità telematica sarebbero praticamente azzerate.
Una soluzione potrebbe arrivare con l’istituzione dell’indice dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese (INAD), le cui linee guida sono state elaborate dall’Agid e sono in consultazione pubblica, per ricevere suggerimenti di modifica o integrazione fino al 10 luglio 2020 (www.agid.gov.it ).
